Systemy informatyczne stanowią wsparcie dla praktycznie każdego rodzaju działalności hotelowej – umożliwiają automatyczną rezerwację, uaktualniają stany magazynowe, pilnują harmonogramów sprzątania, administrują parkingiem hotelowym i tak dalej.

Automatyzacja w hotelarstwie

Branża hotelarska dość długo opierała się informatyzacji i wykorzystywała klasyczne narzędzia do zarządzania obiektami. Jednak te czasy odeszły już do przeszłości. Dzisiaj hotel w zasadzie stoi informatyką. Nie sposób sobie wyobrazić funkcjonowania żadnego hotelu bez systemu rezerwacyjnego czy tego zarządzającego sprzedażą gastronomiczną. W większych obiektach powszechnie wykorzystywane są też moduły wspierające obsługę SPA, organizację bankietów czy konferencji itd. To jednak też nie wszystko. Dostępne na rynku programy hotelarskie pozwalają też na zarządzanie minibarem czy miejscami parkingowymi. Poza tym wszystkie programy gromadzą informacje w formie zapisów i raportów, które pozwalają później na zanalizowanie danego obszaru hotelowej działalności.

Przy obecnym tempie rozwoju informatycznego coraz trudniej jest sobie wyobrazić, że nawet niewielki obiekt będzie sprawnie funkcjonował bez zastosowania przynajmniej najprostszych rozwiązań informatycznych. Wynika to również z rosnących wymagań samych gości, których spełnienie wymaga coraz większego zaangażowania oraz elastyczności i to na wszystkich etapach obsługi:

• na etapie oferowania danej usługi,
• przez cały okres świadczenia usługi,
• w czasie finalizowania realizacji usługi,
• po zakończeniu realizacji usługi w celu budowania relacji długoterminowej z klientem.

Dlatego też w przypadku wzrostu oczekiwań klientów coraz większa rolę w usprawnianiu pracy hotelu odgrywają różnego rodzaju rozwiązania informatyczne np. programy hotelowe prowadzące do większej automatyzacji pracy hotelu.

Jak wybrać dobre oprogramowanie dla hotelu?

Podczas poszukiwania programu do obsługi danego obiektu hotelowego warto wcześniej porównać obecne na rynku systemu pod kątem ich funkcjonalności, możliwości jakie dają obsłudze i klientom rezerwującym pokoje itd. Dobrze funkcjonujące systemy hotelowe muszą mieć możliwość elastycznego dopasowania się do wymagań, jakie są przed nimi stawiane przez osoby zarządzające hotelami. Muszą pracować sprawnie nawet w warunkach pełnego obłożenia hotelu. Poza tym nie bez znaczenia jest łatwość obsługi programu oraz pomoc techniczna oferowana przez jego dostawcę.

Przed podjęciem decyzji o zakupie i wdrożeniu danego oprogramowania należy dokładnie przeanalizować potrzeby danego obiektu i na tej podstawie wybrać rozwiązanie optymalne. Ocenić trzeba na przykład czy w hotelu wystarczy klasyczny system rezerwacyjny pozwalający na zarządzanie rezerwacjami i płatnościami  czy może potrzebny jest system bardziej rozbudowany wyposażony też w narzędzia analityczne.

Na rynku dostępne są narzędzia do zarządzania obiektami hotelowymi oraz narzędzia dedykowane, a więc tworzone specjalnie dla danego przedsiębiorstwa (w tym przypadku hotelu). Narzędzia z grupy pierwszej są powszechnie wykorzystywane w obiektach hotelowych, ale wciąż niewiele hoteli decyduje się na programy dedykowane. Jeśli już to decydują się na nie obiekty duże lub sieci hotelowe. Mniejsze hotele zwykle wybierają jedno z ogólnodostępnych rozwiązań, które są w pełni wystarczające.

Programy hotelowe i zakres ich funkcjonalności

Jest kilka podstawowych obszarów hotelarstwa, w którym wykorzystywane jest specjalne oprogramowanie komputerowe. Zalicza się do nich najczęściej:

• marketing i zarządzanie informacjami o danym obiekcie,
• zarządzanie marką obiektu hotelowego,
• zarządzanie rezerwacjami, sprzedażą usług gastronomicznych i innych, jeśli znajdują się one w ofercie hotelu (np. SPA),
• strategia zarządzania ceną,
• zarządzanie relacjami z klientami (CRM - Customer Relations Management),
• zarządzanie personelem,
• zapewnienie bezpieczeństwa gości, ich mienia oraz bezpieczeństwa higienicznego,
• prowadzenie polityki magazynowej,
• kontrolowanie kosztów w gastronomii i innych działalnościach usługowych,
• zarządzanie energią.

Wybierając odpowiedni program do obsługi hotelu należy więc wziąć pod uwagę przynajmniej kilka czynników, które wpływają na to czy zastosowanie danego programy jest w tym przypadku uzasadnione. Wiele zależy oczywiście od wielkości samego hotelu. Inne zapotrzebowanie na narzędzia informatyczne jest w obiekcie liczącym 10 pokoi, a inne w tym 100-pokojowym.  Poza tym duże znaczenie ma zakres oferowanych usług i ewentualne plany poszerzenia oferty. Jeśli są plany np. budowy strefy SPA to warto od razu zainwestować w odpowiedni system do zarządzania obiektem z modułem SPA. Zakup oprogramowania kompleksowego to bowiem zawsze tańsze rozwiązanie niż jego późniejsza rozbudowa.

Nie bez znaczenia jest również to w jakim stopniu dany hotel korzysta z outsourcingu. Wiele obiektów zleca na przykład obsługę kadrowo-płacową zewnętrznemu biuru  rachunkowemu. Wówczas można zrezygnować z zakupu modułu księgowego. Poza tym niektóre hotele nie są obsługiwane tylko przez personel znajdujący się na miejscu w obiekcie, ale przez zewnętrznego, profesjonalnego operatora, który wielokrotnie korzysta z własnego oprogramowania dla hoteli. W takiej sytuacji warto tę kwestię od razu ustalić.

Dokładna analiza potrzeb hotelu pozwala na optymalne wybranie narzędzi informatycznych. Dzięki czemu przez długi czas nie pojawi się konieczność wymiany oprogramowania czy jego rozbudowy o nowe moduły. Poza tym pozwala to na uniknięcie kosztów zakupu programów, które w danym obiekcie nie sprawdziłyby się.

Automatyzacja w hotelach to konieczność

Obecnie trudno wyobrazić sobie nawet najmniejszy obiekt hotelowy, który mógłby działać sprawnie bez narzędzi informatycznych, a więc programów hotelowych. Ich wybór powinien być jednak dobrze przemyślany, aby stanowiły inwestycje na lata i dobrze spełniały swoje funkcje. Kluczem do sukcesu jest umiejętność ich obsługi.